Für fokussierte und damit motivierende Arbeit fehlt es Mitarbeitern häufig an zwei entscheidenden Informationen: 1. Welches Ziel verfolge ich mit meiner aktuellen Aufgabe? 2. Welcher Fortschritt wird dadurch erreicht? Eine Möglichkeit diesem Problem zu begegnen ist es, ständige Transparenz zu genau diesen Fragen zu schaffen. Und zwar mithilfe von allgemein einsehbaren Dashboards, auf denen so genannte OKRs definiert sind: Objectives and Key Results.
Trendthema agiles Management
Hinter dem Begriff OKR versteckt sich eine agile Management-Methode, die viele der amerikanischen Big Player seit Jahren vorantreibt und die mittlerweile auch in Deutschland immer mehr Beachtung findet. Das so genannte Objective ist ein qualitatives Ziel, das ein ganzer Betrieb oder eine Abteilung für sich definiert. Dies könnte zum Beispiel eine Leistungssteigerung in einem bestimmten Handlungsbereich sein. Der Sinn des Objectives muss für alle Beteiligten erkennbar, es sollte allerdings nicht direkt messbar sein. Konkret und messbar sind die Key Results, von denen jeweils drei einem Objective zugeordnet sind. Sie definieren klar die Kriterien, um das aufgestellte Ziel zu erreichen und können auf allem basieren, was messbar ist: zum Beispiel Wachstum, Umsatz, Beteiligung oder Leistung. Kerngedanke des Ansatzes ist es, die Potenziale zu heben, die sich hinter der Haltung der Mitarbeiter zu ihrer Arbeit verbergen: Sind Mitarbeiter über aktuelle Ziele und den Weg dahin informiert, verleiht das jedem ihrer Handlungsschritte mehr Sinn. Und zwar auch deshalb, weil mit gemeinsam aufgestellten Zielen eine Fokussierung einhergeht, die bei der ständigen Aufgabenflut unbedingt nötig ist. Auf einem guten OKR-Dashboard werden die Objectives kurz ausformuliert, die dazugehörigen Key Results aufgelistet, und pro Key Result der aktuelle Fortschritt dokumentiert, der dann oben zu einem Gesamtfortschritt aggregiert wird. Objectives müssen für einen festgelegten Zeitrahmen definiert sein, damit sie als klares Ziel aufgenommen werden. Die dazugehörigen Key Results sollten ehrgeizig, also nicht einfach zu erreichen sein, aber trotzdem nicht in einem Bereich, der den Mitarbeitern utopisch erscheint und sie demotiviert. Die Theorie sagt, dass Key Results mit einer angemessenen Höhe am Ende des Zeitraums zu einem Anteil von ca. 60 bis 80 Prozent erreicht werden sollten, um eine maximale Motivation zu erreichen.
Fokus, Motivation, Effizienz
Hat ein Team ein OKR angesetzt, darf es die formulierten Ziele allerdings nicht in der Schublade verschwinden lassen und erst nach dem festgelegten Zeitrahmen prüfen, ob sie erfolgreich waren. Die aufgestellten Key Results müssen in regelmäßigen Feedbackgesprächen reflektiert werden: Die Teammitglieder analysieren dann gemeinsam, wo sie im Verhältnis zu ihren Zielen stehen, woran tatsächlicher oder ausgebliebener Fortschritt festzumachen ist und was sie gegebenenfalls anpassen müssen. Auf diese Weise alle Mitarbeiter in strategische Aufgaben einzubinden, ist auch eine Botschaft der Wertschätzung und des Vertrauens an die Belegschaft, die als weiterer Motivationsfaktor wirkt. Diese Kombination aus festgeschriebenen Zielen und selbstverantwortlich organisierten Iterationen macht die Agilität und damit eine wichtige Stärke von OKRs aus.
Das Gegenteil einer To-Do-Liste
Es gibt aber auch gängige Fehler, die OKRs scheitern lassen können: Vermieden werden sollten zu viele und zu fein aufgegliederte OKRs. Das führt schnell dazu, dass alte Probleme der zu vielen und zu unwichtigen Aufgaben wiederkehren und der nötige Fokus verloren geht. Es ist außerdem nicht ratsam, konkrete Handlungsanweisungen in die aufgestellten Key-Results aufzunehmen. Damit verliert die Methode ihren Charakter, der Mitarbeiter zu mehr Eigenverantwortung und Motivation verhilft und Ihr OKR wird schnell wieder zu einer altmodischen To-Do-Liste. Vermeiden Sie es auch unbedingt, Bezahlung an OKRs zu binden, damit Mitarbeiter ihren Fokus auf tatsächlichen Fortschritt legen und sich nicht im wahrsten Sinne des Wortes in die eigene Tasche lügen. Optimalerweise führen OKRs ohnehin zu Leistungssteigerungen, die mittel- oder langfristig ohnehin genug Anlässe geben, Mitarbeitern eine Gehaltserhöhung zu gewährleisten. Der letzte entscheidende Aspekt für erfolgreiche OKRs ist die klare Kommunikation der Ziele und das öffentliche Tracking des Fortschritts gegenüber der kompletten Mitarbeiterschaft – idealerweise auf elektronischem Weg direkt im Lager oder der Fertigung. Dazu gehört auch, dass alle Datenquellen, die den Fortschritt abbilden, ständig live auf den jeweiligen Boards angebunden sind. Damit rückt der Fortschritt des Unternehmens in den öffentlichen Fokus und gibt Mitarbeitern ein Gefühl für die Wirksamkeit der eigenen Arbeit und für den Gesamtfortschritt des Teams. Die damit verbundene Kommunikationskultur hebt Potenziale in der gesamten Mitarbeiterschaft und macht es für jede Branche, Firmengröße und Abteilung möglich, mit bestehenden Ressourcen in allen wertschöpfenden Prozessen mehr zu erreichen.
